Es triste decir que en términos generales la mayoría de las personas no somos organizadas. Pero la buena noticia es que las personas organizadas se hacen y no nacen. Ser organizado es una habilidad que la mayoría, en cualquier profesión, se puede aprender y saber usar para incrementar la productividad y efectividad.
Ser organizado es tener el control.
Esto significa que se debe estar en control sobre la forma de hacer las actividades cotidianas de tu trabajo que si dependen de ti y donde tu tienes influencia. Algunos ejemplos pueden ser tener el control sobre las tareas individuales cotidianas como manejar y diferenciar las tareas pendientes de las urgentes, el uso apropiado del correo electrónico como un medio de comunicación, hacer las llamadas telefónicas necesarias, participar de manera activa en las juntas, la elaboración de reportes útiles para la toma de decisiones, etc.
Debes conocer el estado de cada uno de estos aspectos y lo que sucede alrededor de ellos todo el tiempo porque esto te ayudara a arreglar el tiempo y la carga de trabajo que debes destinar para realizar cada actividad y tarea consiguiendo los objetivos que te has planteado.
Tener objetivos por escrito es fundamental.
Si no tienes objetivos no se sabrá hacia donde se va. La Universidad de Yale realizo una investigación preguntando a los estudiantes del último año de sus estudios profesionales si tenían objetivos y encontraron que solo el 10% los tenía cuando les preguntaron que si los tenían por escrito solo el 4% contesto que si.
Veinte años más tarde, dieron seguimiento a este grupo encuestado y encontraron que ese 4% de las personas que tenían objetivos por escrito se encontraban con un desarrollo profesional mucho mayor a sus compañeros de generación.
Sea Proactivo.
Las personas proactivas, toman la responsabilidad de sus propias vidas. Están en control de cómo usar su tiempo y como y cuando deben desempeñar ciertas actividades. La gente proactiva hace que las cosas sucedan más que permitir que le sucedan las cosas. La responsabilidad está construida por dos palabras, respuesta y habilidad. Las personas proactivas evitan ser las “víctimas de la situación”.
Las personas proactivas usan su habilidades y capacidades para seleccionar larespuesta más adecuada con respecto a la situación que están enfrentando.
Cada uno de nosotros tiene la capacidad para decidir cómo manejar las situaciones en los eventos que se presentan diariamente.
Establezca planes de acción concretos.
Pregúntese:
¿Cuáles son mis prioridades para este día?
¿Como voy a distribuir mi tiempo?
¿Tengo tiempo disponible para atender asuntos nuevos?
Haga un plan de lo que quiere realizar hoy, esta semana, este mes, este trimestre y escríbalo. Esto le permitirá saber dónde está ahora, a donde quiere ir y como llegará ahí. Esta planeación le ayudara a incrementar su capacidad por ser proactivo y a tomar el control de las responsabilidades de su trabajo.
Usted puede ser capaz de reservar tiempo específico para cada tarea en particular.
Ser organizado toma tiempo, esfuerzo y perseverancia, pero siempre tenga en mente que es una habilidad que cualquiera puede desarrollar.
Las personas más éxitos en cualquier ámbito que este sea, tienen objetivos claros y por escrito, priorizan sus actividades y se enfocan en las más importante finalmente y lo más importante de todo, controlan las distribución de su tiempo cada día.