Se escucha la palabra reunión y aparecen las caras aburridas, los suspiros y las ganas de que empiece para que termine lo antes posible. Los profesionales suelen identificar las reuniones de trabajo con la pérdida de tiempo cuando deberían ser una oportunidad valiosa para concretar puntos de acción, interactuar con los compañeros y avanzar juntos.

Para que cumplan ese papel y no sean un fastidio tanto para el equipo de trabajo como para el organizador, en este artículo los queremos ayudar con sencillos consejos para el antes, el durante y el después:

Antes de la reunión:

1. Determina su necesidad: Valorar la necesidad real de ésta y si es posible sustituirla de algún otro modo como con una herramienta que conecta al equipo en red sin tener que ser presencialmente.
2. Crea un planning de la reunión: Contar con una guía donde se indique la hora, lugar y los temas a tratar es imprescindible para el buen éxito de la reunión. De esta manera los asistentes podrán ir con los deberes hechos conociendo los objetivos a cumplir y que se espera de ellos.

Durante de la reunión:

1. Puntualidad. Llegar temprano para poder revisar el espacio físico y colocar todos los
2. Un buen director. El coordinador es el responsable del avance y progresión de la reunión, que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran medida de él.
3. Seguir el desarrollo previsto en el planning. Procurar que se siga el curso y el enfoque previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no contemplados en el planning.
4. Al finalizar. La última intervención debe ser para resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados. Además felicitar a los asistentes por su participación crea un sentimiento de grupo.

Después de la reunión:

1. Confeccionar un sumario. Las notas finales con las conclusiones y objetivos establecidos en la reunión se enviarán a todos los participantes durante los días siguientes.
2. Evaluar la reunión. Un buen organizador siempre hará un buen ejercicio de evaluación de la reunión en profundidad para establecer acciones de mejora. ¿Se ajustó el planning?, ¿qué aspectos pueden ser mejorados?, ¿qué funcionó y qué no?

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