“Recuerdo mi primer día de trabajo en una compañía… Tras esperar solo en una habitación, durante media hora, apareció una persona que me entregó un manual, me recomendó que lo leyera y me condujo hasta otra sala, donde me hizo ver un video. Cuando terminó la proyección, me mostró dónde estaba el baño, la máquina fotocopiadora, la cocina y -finalmente- me acompañó hasta mi escritorio, se despidió con un “buena suerte”… y volví a quedar solo y esperando…“
Esto que acabo de describir no me pasó solamente a mí, sino que representa (con mínimas diferencias) el “programa de orientación” que algunas empresas -en mayor o menor medida- aplican sobre los nuevos empleados.
Muchas compañías tienen un concepto equivocado de aquello que es un programa de orientación: piensan que el objetivo de este programa es que la persona recién llegada “no se pierda“, que conozca las instalaciones y las reglas de la empresa para poder “operar correctamente”. Pero la orientación debe responder a objetivos mucho más importantes, entre ellos: reducir el tiempo de aprendizaje de la persona, crear las condiciones para que alcance un desempeño satisfactorio y generarle una buena predisposición hacia su trabajo. En realidad, un programa de orientación efectivo debería ser visto como una “plataforma de éxito“, que la empresa brinda al recién llegado.
Las empresas que dan una “bienvenida” fría e incompleta, desconocen por completo el poder estratégico de la orientación. Entre otras cosas, ignoran que la orientación es un Proceso…
… continuo: no se limita al primer día de trabajo de una persona, sino que comienza antes de que ella llegue a la empresa y se extiende durante -por lo menos- los primeros tres meses de su gestión.
… de equipo: en la orientación deben participar gerentes, colegas y subordinados de la persona recién llegada, así como el departamento de Recursos Humanos.
… formal e informal: además de brindar información para que la persona incorpore los conocimientos y las habilidades necesarios a su función, la empresa debe guiarla para que conozca su cultura organizacional. Si bien hay información que puede darse explícitamente (la misión, los valores de la organización, la estructura, los procedimientos, las políticas internas, etc…) existen reglas y prácticas culturales “tácitas”, que requieren comunicaciones más informales.
… técnico y humano: en sus primeros días de trabajo, muchas personas se ven obligadas a “adivinar” los qué, los cómo y los quién para poder trabajar y esto les causa mucha incomodidad e inseguridad. La organización necesita disponer de instrucciones precisas, que faciliten el trabajo del nuevo empleado, pero también necesita contar con personas que ayuden al recién llegado a sentirse bien, en una situación y ambiente desconocidos.
Sabiendo todo esto, las empresas ya no pueden dejar solo al nuevo empleado, o entregarle simplemente un manual de procedimientos y un video institucional. ¿Qué deben hacer? A continuación, presentamos algunas propuestas para desarrollar Programas de orientación efectivos, que sean verdaderas “plataformas de éxito” para las personas:
Incluir una preparación: como dijimos, el programa de orientación debería comenzar antes de que el empleado se presente a trabajar. Unos días previos a su “debut”, la organización puede enviarle una carta, comunicándole las expectativas que tiene, los proyectos en los que está trabajando actualmente y el entusiasmo que su llegada está generando en sus futuros compañeros de trabajo. Es conveniente que esta carta esté firmada por un jefe -o gerente- y vaya acompañada de algún “toque personal”, por ejemplo un libro. En esta comunicación, también se puede compartir una experiencia personal positiva, que aliente al empleado a comenzar a trabajar en la organización.
Pero no sólo hay que preparar a la persona que se incorporará a la empresa, sino también a sus actuales miembros. Una buena manera de hacerlo, es comentándoles que llegará una persona nueva y brindándoles un “perfil” de ella: algunos datos sobre su familia, su profesión -o sus intereses- facilitarán el acercamiento de los demás.
“Ritualizar” la bienvenida: el recibimiento que tenga la persona, influirá mucho en su percepción de la empresa. Es importante que la bienvenida se realice a través de algún “ritual” (por ejemplo, un desayuno). Un evento informal relaja a la persona y disminuye su ansiedad inicial.
Realizar una visita guiada por los lugares… y por las personas: el nuevo integrante necesita familiarizarse con las instalaciones, con los procesos de trabajo, con los equipos y tecnología pero -principalmente- con las personas que trabajan en la organización. Es bueno que alguien de experiencia le ayude a conocer todos los sectores de la empresa y le explique los roles y funciones que allí se desempeñan. Que el recién llegado pueda observar los procesos, entrar en contacto con los productos y servicios, escuchar a otras personas hablar, leer materiales escritos, etc… Al finalizar el recorrido, su “guía” puede entregarle una lista de respuestas a las preguntas más frecuentes y otra con personas de contacto (con sus respectivas áreas y extensiones telefónicas).
Durante la visita, la persona debe sentir que todos están ocupados, pero no demasiado como para no prestarle atención. Por lo tanto, conviene anticipar a los diferentes sectores que se hará una visita en determinado día y horario, para facilitarles su organización interna.
Asignar un referente: la empresa debe asegurarse de que una persona esté disponible para el recién llegado durante sus primeros días, para brindarle atención y responder a sus necesidades. Esta “persona de referencia” acompañará al nuevo empleado, responderá a sus preguntas y estará junto a él la mayor parte del tiempo. Si bien este rol podría desempeñarlo un superior, es mejor que lo haga un colega. De ser posible, alguien con quien la persona pueda identificarse (cercano en edad, por ejemplo), con un muy buen desempeño y la experiencia necesaria como para tener un conocimiento profundo de la organización.
Dosificar la información: cuando una persona llega a un nuevo lugar de trabajo, debe absorber una cantidad enorme de información, desarrollar nuevas habilidades, conocer otras personas, lidiar con sus inseguridades y temores… y comenzar a hacer su trabajo! Como puede sentirse abrumada los primeros días, la organización debe buscar maneras de aliviarle la carga y ahorrarle confusiones. Para ello, es importante evitar la saturación de información: es mejor dosificarla, según se la vaya necesitando. De nada sirve darle el primer día un manual de 300 páginas con “todo lo que necesita saber“, porque difícilmente lo internalice y valore.
Confiar trabajo: es importante que -desde el primer día- la persona se sienta parte de la organización. Nada mejor para lograr esta percepción, que confiarle una tarea: algo sencillo pero que se perciba como importante. Así, la persona sentirá que está trabajando como los demás. Lo más difícil de hacer, en un programa de orientación, es equilibrar atención con naturalidad. La persona debe sentirse atendida, pero no debe pensar que es una “molestia”, o alguien en inferioridad de condiciones.
Facilitar recursos: es esencial asegurar que todas las herramientas que precisa la persona para hacer su trabajo están disponibles (materiales de escritorio, teléfono, uniforme, equipo de seguridad, maquinaria, etc…) Algo muy importante es facilitarle el uso de la tecnología, contemplando frecuentes problemas de acceso: falta de códigos, tarjetas, claves o llaves.
Compartir algunos “secretos”: toda empresa guarda pequeños secretos, se trate de la hora más indicada para utilizar la fotocopiadora, los mejores lugares para almorzar, o el mejor momento para interrumpir al jefe. Compartirlos con la persona recién llegada, le dará una prueba de confianza y la hará sentirse más integrada.
Estas recomendaciones pueden también aplicarse a programas de orientación, que se enfoquen en quienes ingresan a un nuevo equipo de trabajo, o experimentan un traslado de sección. A su vez, las propuestas presentadas se adaptan a todo tipo y tamaño de empresa.
La mejor manera de fidelizar y retener a un empleado, es hacerle sentirse bien desde el primer día, dándole las herramientas -tanto técnicas como humanas- que precisa para lograr un excelente desempeño. Por eso, desde hoy, considere el programa de orientación de su organización… como su mejor plataforma de éxito!