¿Qué te parecería el conocer un método que plantea la solución de problemas o la administración de un proyecto en una sola hoja?
Un método concreto que te permite desarrollar tu capacidad de análisis y síntesis…. Eso es el Reporte A3.
Se le conoce asi por el tamaño de papel, y contiene la información relevante y vital sobre el tema en cuestión, de manera que encontramos la descripción, el costo, los tiempos y los datos críticos para la solución de un problema o el desarrollo de un proyecto de mejora.
El reporte A3 pretende contar historias. La historia puede ser sobre un problema que se esta abordando, un proyecto en marcha o una estrategia de negocio para cumplir con algún objetivo específico.
El contenido sigue la lógica del ciclo PHVA – Planear, Hacer, Verificar y Actual lo cual permite una comunicación con información pura de valor describiendo lo esencial además de ser un documento que se va desarrollando a través de varias sesiones de trabajo entre el equipo de personas involucradas.
Incluso el uso de esta herramienta permite el desarrollo de conocimiento y trabaja a favor de contar con la estrategia de una organización que aprende.
La estructura típica que podemos tomar como referencia es:
- Antecedentes
- Situación actual
- Definición de Objetivos e Indicadores
- Análisis de Causa Raíz
- Plan de Acción
- Comprobación de resultados
- Seguimiento
- Lecciones Aprendidas y resultado
Sobre los beneficios que obtenemos al implementar esta práctica en nuestras organizaciones tenemos:
- Estimula el dialogo y trabajo en equipo para la resolución de problemas o administración de proyectos
- Promueve la importancia del enfoque de atención al proceso para lograr los resultados
- Proporciona un proceso lógico sistemático de pensamiento donde las personas observan, comprenden, analizan y sintetizan la información clave para las tareas críticas.
- Facilita la presentación de información al contar con manera visual de mostrar los datos y hechos específicos sobre el asunto a tratar.
Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:
- El reporte A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de los siguientes.
- No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información. Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo imprescindible.
- Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema.
- El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él. El análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo a realizar en equipo.
- No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se deben definir acciones sin contar con la situación objetivo.
- Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada