Imagina la siguiente situación, tu líder inmediato te ha dado la instrucción de reducir inmediatamente el costo de tus operaciones en un 10%….
Pensando en cómo resolver y enfrentar este reto, pudiera pasar por tu mente la idea de… “Sería más fácil si convoco a una reunión y comunico este desafío para involucrar a todo mi equipo” …..
Sin embargo, ¿Sera necesario?, ¿El resultado será efectivo? o ¿Convocar a una junta es la mejor manera de abordar esta tarea?
De acuerdo a un estudio por Accountemp en Menlo Park California , los ejecutivos desperdician 7.8 horas por semana o 2.3 meses al año en discusiones de negocio formales de manera innecesaria …
Interesante que en el mundo empresarial se invierta tanto tiempo y talento en juntas que probablemente no sean el mejor medio o recurso para conseguir algún fin específico o bien que aporten valor.
Hoy en día, disponemos de varias formas de comunicar: fax, memorando, llamada telefónica, mensaje instantáneo, correo electrónico, plataforma de colaboración, red empresarial, tablero informativo, y obviamente una reunión formal….
Y entonces, antes de programar una junta, te recomendamos evaluar los siguientes puntos:
- ¿La opinión y participación de los asistentes durante la reunión serán de valor?
- ¿El tiempo que tomara la reunión se aprovechara al máximo?
- ¿El impacto de las decisiones tomadas durante la junta será mayor en la reunión que lograr acuerdos individuales?
- ¿La información que se presentara implica explicaciones adicionales para construir unidad y crear el consenso?
Si alguna respuesta de las preguntas anteriores fue negativa, busca otra manera de comunicar que no sea una reunión.
Ahora bien, si la reunión debe llevarse a cabo ya que será la mejor manera de conseguir la comunicación y colaboración que estás buscando entre los involucrados, te compartimos cuatro tips que son importantes para garantizar una reunión efectiva:
- Considera el objetivo principal, cuando selecciones los participantes. ¿De quién y que responsabilidades se verán afectadas por el tema de la discusión? ¿Cada una de las personas que asistirá realizara aportaciones valiosas con su participación?
- Establece una agenda. Distribúyela antes de la reunión para que los asistentes conozcan de que se tratara y se prepararen sobre los temas a discutir. Durante la reunión, enfócate en guardar cada punto de la agenda en la proporción de tiempo que le corresponde.
- Toma notas. Estas te servirán como recordatorio de las acciones a tomar y sintetiza lo que sucedió para las personas que no asistieron.
- Inicia y termina a tiempo. Esto ayudara a establecer un estándar para las futuras reuniones. Si todavía hay puntos que deben ser discutidos ofrece la posibilidad de tratarlos al final de la reunión o bien recalendariza.
Finalmente, no cedas ante la tentación de utilizar siempre las juntas como el único recurso para comunicar y evalúa las opciones que tienes a la mano.